Чек-листы, инструкции и to-do списки сегодня существуют буквально для всего ‑ от планирования поездки до создания первой рекламной кампании в тик-токе. Но чего я еще ни разу не встречала, так это чек-листа и списка дел для запуска нового сезона в театральной студии.

Что же, похоже, его время пришло.

Анализ, систематизация и планирование - это компетенции, которые обеспечивают устойчивый результат в любых творческих начинаниях. Плохая новость состоит в том, что 90% творческих людей ненавидит аналитику и планирование. Хорошая - этому можно научиться.

При планировании нового сезона в студии "Дети райка" мы делим все задачи на несколько крупных категорий, но в данной статье остановимся только на тех, которые актуальны как для частной студии, так и для внебюджетных и школьных коллективов.

Все перечисленные пункты важно делать письменно - в блокноте, таблице, вордовском файле, хоть на глиняной дощечке.

Вспомните и выпишите в хронологическом порядке все, что произошло в сезоне - запуск новых групп, мероприятия для детей и родителей, выступления, премьеры и показы, поездки на фестивали, участие детей в кастингах, мастер-классы, творческие встречи с авторами и т.д.

Посмотрите, что из этого произошло запланированно, а что - спонтанно? Какие события принесли больше всего в плане творческого опыта-роста-впечатлений, а какие оказались менее удачными и почему?

Вспомните, что вы планировали, но не смогли реализовать. Актуальна ли эта задача сейчас и на будущий сезон? Как бы вы ее решали в данный момент?

Что сделать с итогами сезона?

Во-первых, можно и нужно поделиться ими с вашими клиентами - напишите пост в инстаграм и дайте всем ссылку, пригласив к обсуждению.

В-вторых, это ценная информация для ваших будущих студийцев и их родителей - разместите ее на сайте, в группе Vk, а какие-то ключевые моменты указывайте в рекламных материалах. Например, "выпустили 10 спектаклей за сезон" - очень весомое доказательство результата.

В-третьих, с этим можно прийти к руководству/администрации учреждения, чтобы аргументированно обсудить какие-то улучшения, изменения и преференции для вас и для коллектива.

В-четвертых и ,пожалуй, главных, на основании этих данных вы сможете приступить к планированию нового сезона, составить план «А», и - это суперважно в наших нынешних условиях неопределённости! - альтернативный план «Б» на случай, если что-то пойдет не так. Что из мероприятий сезона должно состояться в любых обстоятельствах и при любой погоде, а что может подождать или пройти в другом формате?

Часто я слышу такое возражение: зачем планировать, если все равно из плана реализуется процентов 20, да и то случайным образом? Лучше не расстраиваться и плыть по течению.

Отвечу так. План и цели - это ваши карта и компас. Когда он есть, и пункт назначения определен, можно идти по направлению к нему (по направлению - ключевое слово!) по тропинке через луг, по проселочной дороге или по асфальтированному шоссе, вы выбираете только способ. А когда плана нет - вы блуждаете в лесу, не имея никаких ориентиров и способов, и сосредоточены на выживании.

Когда вы руководитель, вы отвечаете не только за себя, но и за коллектив. Людям - вашим ученикам, вашим родителям, вашим коллегам - важно ощущение твердой почвы под ногами и ясности. Неопределенность пожирает больше всего наших внутренних ресурсов. Ваш план может, и, скорее всего, действительно, не реализуется на 100%, но он у вас будет, и это позволит сохранить самое ценное - энергию и психический ресурс для действия.

Изучите, хотя бы по названиям работ, фото и видео в открытых источниках, что делали ваши коллеги и конкуренты, там наверняка будет что-то интересное.

То, что вам понравилось в подборке - смело рекомендуйте родителям и детям, они оценят заботу. Кроме того, вам будет, что обсудить в сентябре.

Им будет приятно получить от вас весточку-напоминание посреди лета, а родители, скорее всего, скажут спасибо.

Попробуйте добавить в него какое-то новое событие - как правило, это очень расширяет опыт и дает какую-то новую перспективу.

Для студии "Дети райка" в прошлом сезоне такими новыми событиями стали два новых чтецких конкурса. Мы обкатали формат и поняли, что надо внедрять их на постоянку. В новом сезоне будут и совсем новые проекты, которые мы будем тестировать и проверять в полевых условиях.

Посмотрите, в каких фестивалях принимали участие коллеги и «погуглите» их.

Поищите группы театральных фестивалей в Vk и посмотрите свежую информацию, зайдя внутрь. Даже если вы уже подписаны на них, имейте в виду, что умные ленты стали настолько умными, что могут просто не показать вам последние новости, и вы узнаете о приеме заявок тогда, когда он уже закончится.

Проверьте, как обстоят дела у оргкомитетов тех фестивалей, в которых вы принимали участие - в прошлом году по понятным причинам основная активность переместилась в онлайн, но в новом сезоне, скорее всего, кто-то уже готов будет проводить очные программы.

Размялись на творчестве, переходим к упражнениям со звездочкой.

На самом деле тут все просто, бесплатно или дешево и очень действенно - проверено на себе.

Узнайте, что ценного они получают от занятий в студии, что запомнилось из прошедшего сезона, что хотелось бы увидеть и реализовать в новом учебном году.

Я пользуюсь опросами родителей в том числе для проверки новых гипотез и предложений - например, если мы хотим отказаться или сменить формат какого-то из мероприятий или порядок взаимодействия, мы всегда спрашиваем об этом.

Поскольку мы практикуем регулярный сбор обратной связи, я заметила, что люди охотнее отвечают, если им предложены варианты на выбор, кроме да/нет/не знаю, нежели вопросы без вариантов ответов, которые предполагают, что человек в свободной форме изложит свои мысли. Не изложит, или формально отпишется, а вам-то нужно качественное и глубокое рассуждение, на основании которого в том числе вы будете принимать решения. Поэтому рекомендую задавать вопросы в электронных опросниках именно так, чтобы они давали вам пищу для размышления, а в телефонной беседе всегда иметь наготове вилку из двух вариантов, потом еще двух и тд:

• вам в занятиях студии понравились тренинги или выступления?
• а может быть, открытые уроки и совместные мероприятия?
• а что запомнилось больше - выступления или мероприятия?
• а чем именно?

Это должен быть материал для устного рассказа по телефону при первом знакомстве, развернутое представление которое вы делаете на очной встрече и возможно какие-то раздаточные рекламные материалы - флаеры и тп.

За основу возьмите итоги сезона и план на новый сезон, а также обратную связь из предыдущего пункта. Ссылка на аналогичный опыт других пользователей сильно снижает сопротивление и закрывает возможные возражения новых родителей.

Если ваша студия проводит платные занятия, обязательно нужно проработать все, что касается цен на новый сезон.

Проанализировать прошлый опыт, посчитать, на чем вы потеряли больше всего в людях и деньгах, и постараться это устранить или улучшить.

Например, точно надо подумать и решить, как вы действуете с перерасчетами пропусков, если они у вас есть. Если такой практики нет - посмотрите, не нужно ли ее внедрить. Это может быть одним из вопросов к родителям, сильно ли их волнует отсутствие перерасчётов.

Как обстоят дела со скидками для двоих детей из одной семьи и льготами для льготных категорий, если это у вас есть? А если клиент хочет заплатить за 2-3 месяца вперед? Дайте ему такую возможность и приятную скидку.

Предусмотрены ли поощрения тем, кто приводит в студию друзей и активно рекомендует вас новым родителям? Кстати, такое поощрение не обязательно должно быть выражено в деньгах - гораздо круче, если вместо скидки в 500 р. вы подарите человеку интересную книгу или билет на спектакль, или онлайн подписку. 500 р. истратятся при первом походе в магазин, а книга будет постоянно напоминать о вас.

И не бойтесь повышать цену, если вы давно хотите это сделать. Сначала повышайте только для новых клиентов - в этом случае негатива и стресса будет явно меньше, тем более что люди не знают, сколько ваши занятия стоили до повышения.

Если есть необходимость поднять цену для всех, то помните, что до 10% прибавки к текущей стоимости людьми воспринимается вполне спокойно, особенно если вы сможете его разумно обосновать. Например: мы вынуждены поднять на 10% стоимость абонемента, поскольку наши накладные расходы в этом сезоне выросли более чем на 30% по сравнению с предыдущим.

А если вас до сих пор могут найти только по сарафанному радио - подумайте, не пора ли выйти из сумрака?

Проверьте, везде ли, где вас ищут родители, указаны актуальные адреса и телефоны, время работы и возраст групп? Добавьте свежие фотографии, информацию о новых достижениях, сканы дипломов и наград, актуальное расписание занятий.

Сделайте пост знакомство, в котором напишите о том, когда у вас проходит набор, по какому расписанию занимаются группы и что нужно сделать, чтобы точно к вам попасть прямо сейчас.

Честно говоря, мне самой приходится часто вытаскивать себя за волосы, и писать, казалось бы, очевидные вещи. Штука в том, что они вам и мне очевидны, а новым, да и старым, родителям и детям - совершенно нет. Такие посты набирают больше всего сохранений и репостов, а это самое точное доказательство того, что это нужная информация.

Помимо этого, напишите о ваших педагогах, покажите, как проходят занятия и спектакли - все это важно и для сохранения истории, и для привлечения новых клиентов.

Загрузите фотографии ваших событий сезона на Яндекс-диск, в группу Вконтакте, залейте видео спектаклей с описаниями на видеосервисы - так проще будет потом искать необходимые материалы для отправки на фестивали и т.д.

Отправьте ссылки действующим клиентам, любой позитивный контакт и напоминание о себе утепляет их и увеличивает шансы на возвращение в сентябре. Также все эти материалы вы можете презентовать новым клиентам - в виде серии постов с рассказами о том, как готовился спектакль и как его приняли зрители и т.д.

Допишите в ваше педагогическое резюме опыт, который случился за последний сезон - что там было выдающегося и интересного, чему вы научились как педагог, обновите шаблон письма: проверьте, есть ли там контакты, ссылки на ваши профили в соцсетях, ссылки на фото и видео работ.

Обновите, если есть возможность, свои фотографии - у 9 педагогов из 10 отсутствие хороших и актуальных студийных фото это большая, нет, огромная проблема. А между тем, партнеры, родители и работодатели любят глазами, ну и честно говоря, за многолетнюю практику я не могу вспомнить случая, где для презентации педагога мне подошла бы наспех сделанная мыльная фотка с телефона.

В идеале было бы круто получить несколько кадров разной крупности и разных по динамике.

Ну, а если вы готовы зайти еще дальше - то я предложу вам записать видеоприглашение на занятия.

И это точно не должно быть ситуацией, когда сапожник оказался без сапог. Покажите, что вы можете сами все то, чему собираетесь учить детей.

Ведёте ли вы учёт обращений клиентов в каком-то виде? Если нет, самое время этим заняться и сделать простейшую табличку в гугл-документах, куда вы начнёте вносить все звонки и все контакты с клиентом.

Обязательно записывайте это, даже если компьютер не под рукой. Как делаю я, если звонок родителя застает меня в неудобном месте? Записываю его телефон и имя и отправляю сама себе в сообщения Вконтакте. При последующем звонке всегда видно дату записи и все что нужно для разговора.

Самые важные данные, которые вам нужно знать - имя, фамилия, возраст ребенка (лучше с точной датой рождения), имя и контакты родителя, ожидания по расписанию.

Долгое время, лет пять, наш учет в "Детях райка" велся именно в такой гугл-табличке (и это при наличии филиалов!), и только в 2009 году мы начали внедрение полноценной системы учета, или CRM.

Справедливости ради, отмечу, что удалось нам это далеко не сразу - сейчас мы работаем уже с третьей программой, и скорее всего на этом не остановимся.

До какого количества контактов допустимо работать в табличке? В принципе, до бесконечности, особенно если у вас все дети занимаются в пределах одной локации. Базу, которая насчитывает до 300 контактов, вполне имеет право на существование в формате таблички.

Там, где все еще принято собирать контакты людей в тетрадку - я знаю, во многих местах эта практика существует - обязательно положите такую тетрадку для записи с удобными и понятными полями. Постарайтесь выделить ее обложкой, чтобы было понятно, что речь идет о театральной студии. Маленький лайфхак: никогда не кладите пустую тетрадь, обязательно сделайте 3-4 записи разными ручками и почерком. Страх чистого листа существует, и мало кто хочет быть первым в списке.

Возможно, все перечисленное или какие-то пункты вы уже делаете, а может быть, есть еще интересные и важные подготовительные дела, которыми вы могли бы поделиться.

В любом случае, хочется пожелать вам, коллеги, 100% заполняемости групп, посещаемости без пропусков и удовольствия от творчества с детьми в новом сезоне.